Jede eingehende Rechnung wird umfassend validiert. Dabei werden alle Werte auf die richtige Syntax, das Vorhanden sein aller zwingend benötigten Werte sowie die korrekte XML-Syntax nach EN-16931 geprüft.

Für jede Rechnung wird ein umfassender Prüfungsbericht mit allen Einzelheiten über die Validierung erstellt. Dieser Bericht wird zusammen mit der e-Rechnung archiviert und kann somit jederzeit auch im Nachhinein aufgerufen werden.
So ist man auch z.B. bei PDF-Rechnungen im ZugFerd-Format, die visuell richtig aussehen, auf der sicheren Seite und kann prüfen, ob auch der maschinenlesbare XML-Teil korrekt erstellt wurde.

Die vorgeschriebene Archivierung aller empfangenen e-Rechnungen ist der wohl meist unterschätze Punkt bei der neuen e-Rechnungspflicht. Alle e-Rechnungen müssen zwingend elektronisch archiviert werden, und zwar genau in dem Format, in dem diese empfangen wurden. Dabei hat die Archivierung revisionssicher, unveränder- und nachvollziehbar über einen Zeitraum von 8 Jahren zu erfolgen. Der Zugriff für Finanzbehörden muss unmittelbar und direkt zur Verfügung gestellt werden können. Das Speichern auf Festplatte oder der Ausdruck auf Papier ist nicht ausreichend. Die Email selbst dient nur als "Briefumschlag" und muss nicht gesichert werden, wenn diese keine relevanten Zusatzinformationen enthält.

Mit unserem hope e-Invoice-Center sind Sie hier auf der sicheren Seite. Alle gesetzlichen Anforderungen werden zu 100% rechtssicher erfüllt - und das weitgehend ohne Ihr Zutun vollautomatisch. Sie senden lediglich die Rechnung an Ihre persönliche E-Mailadresse im e-Invoice-Center - alles andere erledigen wir im Hintergrund. Sie haben dabei ähnlich wie bei einem DMS-System natürlich jederzeit Zugriff auf Ihre Rechnungen.